Le lettrage comptable est une opération qui permet d’établir un lien entre une facture et son règlement par la saisie d’un caractère ou d’une combinaison de caractères.
Le lettrage comptable est utilisé pour vérifier l'état du règlement des factures par l'attribution d'une marque, le plus souvent une lettre ou une combinaison de lettres. On utilise souvent ce système pour vérifier le bon règlement des factures (émises ou reçues des fournisseurs) et ainsi identifier les factures en attente de règlement, ou dont le règlement ne correspond pas au montant prévu.
Lettrer pour comprendre le solde du compte
On va donc lettrer le compte. Lettrer le compte va consister à attribuer la même lettre - ou la même combinaison de lettres - aux mouvements égaux mais en sens opposé (l'un au débit, l'autre au crédit) qui concernent le même client.
Opérationnalisation
D'abord, nous avons ajouté la possibilité de définir le nombre de caractères du lettrage.
Enfin, nous avons ajouté la possibilité de définir le nombre de caractères du lettrage, d’ajouter ou de supprimer le dit code sur un compte sélectionné.
En général, le lettrage s'effectue essentiellement sur les comptes de fournisseurs et les comptes clients, mais en vue d’éviter le blocage dans le futur, nous avons laissé le choix de configurer n’importe quel compte comme compte à lettrer au niveau du plan comptable.
Au niveau du plan comptable, une case à cocher ‘Lettré’ a été ajouté afin de permettre au service de finance et comptabilité de définir les comptes à lettrer.
Il est possible d'ajouter ou de supprimer automatiquement le dit code sur un compte sélectionné dans le menu Comptabilité\Codes lettrage.
Pour ajouter des codes lettrage aux comptes GL
Sur le formulaire d’ajout d’une transaction manuelle comptable, une zone de saisie du code de lettrage a été ajoutée afin de permettre aux opérateurs des saisies d'entrer un code de lettrage pour une transaction. Cette zone de saisie ne s’active que si le compte sélectionné est défini sur le plan comptable comme compte à lettrer.
Aussi, une zone de saisie du code de lettrage a été ajoutée sur le formulaire de saisie de factures reçues des fournisseurs sur le menu d’achats et ventes de Loan Performer.
Il convient de signaler qu’avec cet ajout, l’utilisateur a le choix de gérer les comptes des tiers soit par des transactions manuelles lettrées soit par des transactions automatiques lettrées via le menu d’Achats et Ventes de LPF.
Il faut attribuer une lettre ou une combinaison de lettres à une facture et au paiement qui lui correspond. Saisissez les lettres dans la zone de texte intitulé Lettrage sur le formulaire de saisie de la facture d’achat/vente (Voir l'image ci - dessous). Si l’utilisateur saisie une facture d’achat/vente et s’il coche l’option ‘Lettrage’, le système lui permet d’ajouter le code à caractère pour cette facture.
Lors du règlement des factures du client, la grille permet de sélectionner une ou plusieurs factures à régler ayant un même lettrage et de faire un règlement d’un coup. Sur le formulaire de règlement, le code saisi lors de la facturation doit y apparaître. Lors de la recherche des factures à régler, celles-ci doivent être précéder d’une case à cocher pour permettre cette sélection.
Le rapport sur soldes créditeurs /Débiteurs doit avoir un nouveau format avec lettrage pour permettre au client d’identifier sur base des lettres, les factures et leurs règlements. Une colonne ‘Lettrage’ apparaît sur le rapport et on peut le trier par lettrage.
Ainsi le rapport sur soldes créditeurs/Débiteurs à une date X, affiché par ordre des ‘créditeurs/Débiteurs’ et de ‘lettrage’ affiche la situation d’un débiteur/Créditeur avec d’un côté les factures reçues/émises et les paiements de l’autre côté et le solde.
Un nouveau format de rapport a été ajouté sur l’analyse des comptes et qui permet d’afficher pour une période soit toutes les transactions lettrées, soit les transactions lettrées non soldées ce qui permet d’identifier facilement les factures en attente de règlement ou celles entièrement réglées.
Sujets apparentés
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